Начальник відділу – Саченко Світлана Степанівна

Головний спеціаліст – Пугач Ганна Анатоліївна

Секретар керівника – Антоненко Катерина Євдокимівна

П О Л О Ж Е Н Н Я

про загальний відділ апарату

Радомишльської районної державної адміністрації

1. Загальний відділ районної державної адміністрації (далі відділ) є структурним підрозділом апарату і підпорядкований керівнику апарату районної державної адміністрації.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України: «Про місцеві державні адміністрації», «Про звернення громадян» Типовим положенням про апарат обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і дорученнями Кабінету Міністрів України, Регламентом районної державної адміністрації, цим Положенням.

З питань організації та методики ведення діловодства відділ керується постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», рекомендаціями Державного комітету архівів України, інструкцією з діловодства в районній державній адміністрації, затвердженою розпорядженням голови райдержадміністрації від 14.02.2012 № 104 «Про затвердження інструкції з діловодства в районній державній адміністрації»

3. Загальне керівництво роботою відділу в районній державній адміністрації здійснюється керівником апарату районної державної адміністрації. Ним визначається структура і чисельність працівників відділу, затверджуються посадові інструкції працівників, які розробляються начальником відділу.

4. Керівництво роботою відділу здійснює начальник відділу, який призначається на посаду та звільняється з посади головою райдержадміністрації відповідно до Закону України «Про державну службу».

Начальник відділу повинен мати вищу освіту, досвід роботи в органах виконавчої влади та відповідний рівень кваліфікації. Під час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст відділу.

5. Робота відділу планується щокварталу відповідно до планів роботи районної державної адміністрації

6. Основними завданнями загального відділу є:

– встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в районній державній адміністрації на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами;

– забезпечення ведення системи діловодства і контролю за виконанням документів, організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах районної державної адміністрації;

– розроблення інструкції з діловодства та складання номенклатури справ, рекомендацій щодо поліпшення організації цієї роботи в апараті, управліннях, інших структурних підрозділах райдержадміністрації, виконкомах міської, сільських, селищних рад;

– здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними представництвами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови обласної та районної державних адміністрацій (далі – документи), за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналізу причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

– підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій структурними підрозділами районної державної адміністрації та органами місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади, з питань ведення контролю;

– ведення в установленому порядку обліку завдань, реалізація яких передбачена відповідними актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України, дорученнями Глави Адміністрації Президента України, актами центральних органів виконавчої влади та розпорядженнями і

дорученнями голів обласної та районної державних адміністрацій;

– перевірка стану виконання структурними підрозділами районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень органів виконавчої влади положень законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій;

– забезпечення своєчасного надходження інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування в частині делегованих їм повноважень

органів виконавчої влади про хід виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій;

– підготовка і систематичне подання структурним підрозділам районної державної адміністрації попереджувальних інформаційних матеріалів щодо термінів виконання вимог зазначених документів;

– підготовка аналітичних та інформаційних матеріалів для голови районної державної адміністрації, його заступників та керівника апарату про хід виконання актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів обласної та районної державних адміністрацій;

– внесення пропозицій про зняття з контролю чи продовження термінів виконання зазначених документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання;

– розробка та подання в установленому порядку пропозицій з питань удосконалення організації здійснення контролю;

– участь у розробці проектів та перевірка відповідності вимогам діловодства розпоряджень голови райдержадміністрації з основної діяльності;

– організація за дорученням керівництва підготовки проектів документів, забезпечення їх оформлення та відправлення;

– забезпечення спільно з іншими відділами апарату райдержадміністрації організаційно – технічної підготовки до проведення

засідань колегії райдержадміністрації, нарад та інших заходів, які проводяться головою райдержадміністрації;

– організація роботи з оформлення, обліку і зберігання протягом установленого терміну розпоряджень голови райдержадміністрації та матеріалів за підсумками засідань колегії райдержадміністрації;

– здійснення контролю за підготовкою та оформленням документів, вжиття заходів щодо скорочення термінів їх проходження, узагальнення та аналіз даних про хід і результати цієї роботи;

– прийняття, реєстрація, облік, зберігання, оперативний пошук документів;

– аналіз та узагальнення стану роботи з документами в апараті райдержадміністрації;

– за дорученням керівництва або відповідно до плану роботи відділу вивчення стану організації роботи з документами в структурних підрозділах райдержадміністрації, виконкомах міської, селищних, сільських рад; надання з цих питань необхідної методичної та практичної допомоги; підготовка аналітичних матеріалів та довідок для інформування керівника апарату райдержадміністрації;

– підготовка пропозицій до плану роботи райдержадміністрації;

– приймання, облік, знищення, розсилку документів і видань з Літер «М», документів з грифом «ДСК»;

– забезпечення електронного обміну службовими документами в апараті та структурних підрозділах райдержадміністрації;

– забезпечення додержання єдиного порядку відбору, схоронності, якості оброблення та використання документів, що видаються під час діяльності районної державної адміністрації для передачі на державне зберігання;

– удосконалення форм і методів роботи з документами з урахуванням використання сучасної організаційної техніки;

– організація заходів з підвищення рівня знань працівників апарату, управлінь та інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконкомів міської, селищних та сільських рад з питань організації діловодства;

– впровадження державних стандартів, уніфікованих систем документації, інших нормативів в районній державній адміністрації;

– організація роботи архіву апарату райдержадміністрації відповідно до

Закону України «Про національний архівний фонд і архівні установи», забезпечення тимчасового зберігання документів, правильного використання їх у службових, виробничих та наукових цілях;

– видача у встановленому порядку архівних довідок, витягів, копій

документів юридичним особам і громадянам за їх письмовим зверненням та

відповідним дозволом керівника апарату райдержадміністрації;

– проведення попередньої експертизи цінностей документів, складання і подання їх описів та актів на розгляд експертної комісії, підготовка матеріалів про визначення документів до знищення, які не мають наукової, історичної цінностей і не передаються на державне зберігання;

– складання зведеної номенклатури справ апарату. Забезпечення контролю за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів;

– забезпечення своєчасної відправки копій розпоряджень голови райдержадміністрації та матеріалів засідання колегії в обласну державну адміністрації, а також переліку розпоряджень – головному управлінню юстиції у Житомирській області;

– підготовка та подання пакету документів до розпоряджень, що підлягають державній реєстрації, головному управлінню юстиції у Житомирській області;

– сприяння безперешкодній реалізації громадянами наданого їм Конституцією України права направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення, і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк;

– сприяння у підвищенні ефективності діяльності органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і

організацій із забезпечення виконання ними вимог Закону України „Про звернення громадян”, актів Президента України, Кабінету Міністрів України,

розпоряджень і доручень голови обласної та районної держадміністрацій щодо роботи із зверненнями громадян;

– здійснення прийому, реєстрації та попереднього розгляду пропозицій

(зауважень), заяв (клопотань), скарг громадян та подання їх на доповідь голові райдержадміністрації;

– ведення обліку звернень громадян;

– організація особистого прийому громадян головою райдержадміністрації та його заступниками, ведення обліку громадян, що побували на прийомі;

– за дорученням голови райдержадміністрації, його заступників направляє структурним підрозділам райдержадміністрації, органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам і організаціям незалежно від форм власності зверненням громадян для розгляду;

– здійснення контролю за виконанням розпоряджень голови райдержадміністрації, що видаються з питань, порушених у пропозиціях, заявах і скаргах громадян;

– підготовка проектів рішень колегії райдержадміністрації та розпоряджень голови райдержадміністрації з питань, віднесених до компетенції відділу;

– підготовка та подання голові райдержадміністрації, його заступникам

інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян в органах державної виконавчої

влади та місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях;

– підготовка матеріалів до засідань постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян;

– здійснення аналітичної роботу за зверненнями громадян до райдержадміністрації.

– виконання функції постійно діючої приймальні голови районної державної адміністрації;

– надання методичної та практичної допомоги в організації роботи по розгляду звернень громадян та особистого прийому громадян у структурних підрозділах райдержадміністрації, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях;

– ведення книги наказів та оформлення відповідних документів про відрядження працівників апарату райдержадміністрації;

– здійснення допоміжно-технічного та інформаційного обслуговування роботи голови райдержадміністрації;

– при проведенні нарад, повідомлення осіб, які запрошувалися на нараду, підготовка списків та доповіді, хто із запрошених і з яких причин не буде на нараді, уточнення у керівника, чи дозволяти вхід осіб, які запізнилися;

– забезпечення прийому та передачу факсограм;

– сприяння оперативному отриманню інформації для керівника;

– організація оперативних викликів необхідних службових осіб;

– ведення книги телефонограм, що надходять в адміністрацію від Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, центральних органів виконавчої влади, облдержадміністрації та обласної ради;

– ведення списків телефонів керівників установ, організацій, сільськогосподарських підприємств, місцевих рад району, внесення відповідних змін.

7. Структура і штатний розпис відділу визначаються головою райдержадміністрації при затвердженні загальної чисельності, структури та фонду оплати праці працівників апарату.

Положення про відділ затверджується розпорядженням голови райдержадміністрації.

Спеціалісти відділу призначаються на посади і звільняються з посад головою райдержадміністрації за поданням начальника відділу, погодженим із керівником апарату райдержадміністрації.

8. Загальний відділ за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками відділів апарату, відділів та управлінь районної державної адміністрації – з питань роботи з документами та їх контролю і перевірки виконання, роботи колегіальних органів, підготовки і подання

необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичним відділом – з правових питань, пов’язаних з підготовкою розпоряджень та інших документів, що відносяться до компетенції відділу;

з фінансово – господарським відділом – з питань забезпечення працівників відділу засобами оргтехніки, папером, канцелярським приладдям;

з відділом організаційної роботи, інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю з питань підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами, доступу до публічної інформації, публікації матеріалів на сайті райдержадміністрації та підготовки нарад, колегій при голові районної державної адміністрації;

з керівниками інших структурних підрозділів адміністрації, установ та організацій в межах своєї компетенції – з питань роботи з документами.

9. Загальний відділ апарату райдержадміністрації очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної державної адміністрації, у відповідності до вимог чинного законодавства.

10. Начальник загального відділу:

здійснює загальне керівництво роботою підпорядкованих відділу працівників відповідно до покладених на них завдань, вирішує питання взаємодії з відповідними структурними підрозділами райдержадміністрації, виконавчими комітетами органів місцевого самоврядування та посадовими особами, об’єднаннями громадян дає працівникам відділу в межах своєї компетенції обов’язкові для виконання доручення;

забезпечує планування роботи відділу відповідно до плану основних заходів райдержадміністрації і доручень керівництва, контролює хід їх виконання;

визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, подає на затвердження керівнику апарату райдержадміністрації посадові інструкції, забезпечує дотримання у відділі Інструкції з діловодства, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, трудової та виконавської дисципліни;

контролює виконання встановлених правил роботи з документами в районній державній адміністрації, установах і організаціях, що належать до сфери її управління;

доповідає голові районної державної адміністрації про стан роботи з документами;

сприяє підвищенню службової кваліфікації, ефективності роботи працівників відділу, стимулюванню їх службової діяльності та службовому зростанню відповідно до Закону України «Про державну службу», вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників відділу, заохочення і накладення стягнення;

вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації;

організовує роботу секретаря керівника районної державної адміністрації;

готує проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації з питань, що віднесені до компетенції його відділу;

підписує і візує документи відповідно до вимог Регламенту райдержадміністрації;

бере участь у роботі сесій районної ради, засіданнях, нарадах, які проводяться керівництвом районної державної адміністрації;

здійснює попередній розгляд вхідної кореспонденції, письмових звернень громадян, готує проекти резолюцій для подання голові райдержадміністрації. Здійснює прийом громадян;

за дорученням керівництва райдержадміністрації забезпечує участь спеціалістів відділу у діяльності робочих груп і комісій з перевірок та надання практичної і методичної допомоги відділам, управлінням райдержадміністрації, іншим організаціям та установам, органам місцевого самоврядування району;

12. Начальник загального відділу має право:

залучати спеціалістів відділів апарату, управлінь районної державної адміністрації до підготовки документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів районної державної адміністрації відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог;

зауваження та вказівки начальника загального відділу щодо своєчасного і якісного виконання документів органів вищого рівня, організації діловодства, архівної справи, редагування і тиражування службових документів є обов’язковими для виконання всіма працівниками апарату районної державної адміністрації.

13. На начальника загального відділу покладається персональна відповідальність за:

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в районній державній адміністрації;

виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадовими особами відділу;

дотримання трудової і виконавської дисципліни працівниками відділу.


Comments

Загальний відділ — Коментарів немає

Залишити відповідь